Règlement intérieur adopté lors de l'assemblée générale extraordinaire du 6 février 2010 et modifié lors de l'assemblée générale extraordinaire du 16 juin 2012.
Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de la Fédération et ses modalités de fonctionnement.
ARTICLE 1 - BUTS ET MOYENS D'ACTION
Les moyens énumérés à l'article 4 des statuts peuvent être précisés dans leur teneur par toute charte, nomenclature, norme mise au point ou adaptée par le conseil d'administration en fonction de l'évolution de la législation ou des techniques.
Il en est ainsi notamment de la validation et la gestion des titres délivrés lors des manifestations félines, la définition et le contrôle de leurs modalités d'attribution, la définition et la gestion des standards félins, les modalités d'organisation des manifestations félines se réclamant du LOOF, la définition et la gestion des procédures de formation et d'habilitation des juges félins, la formation et la défense des éleveurs.
ARTICLE 2 - ADHESIONS
Les modalités d'application de l'article 7 des statuts sont les suivantes :
2-1 Admission au collège des clubs de race (Collège 1)
Les clubs de race qui postulent pour être membres du premier collège déposent à l'appui de cette demande un dossier d'admission qui sera examiné en conseil d'administration. Ce dossier, permettant de vérifier la réalité de l'existence du club postulant comprendra obligatoirement :
- une lettre de motivation précisant ses objectifs et ses actions ;
- un exemplaire des statuts et, s'il existe, du règlement intérieur ;
- le justificatif de publication au journal officiel ;
- la composition de l'organe directeur ;
- les procès-verbaux ou comptes rendus des délibérations des 2 dernières assemblées générales ;
- le rapport d'activité et le compte de résultat des 2 dernières années écoulées à la date de l'arrêté des comptes ;
- tout justificatif du nombre de membres adhérents à jour de leur cotisation à la date de l'arrêté des comptes. Le montant de la cotisation annuelle devra être précisé à l'appui de la demande. Les membres dispensés de cotisation ne seront pas pris en compte, sauf justification d'une activité réelle importante au sein de l'association.
Pour les nouvelles associations qui n'ont pas 2 années d'existence et/ou d'activité, elles devront être parrainées par une autre association adhérente qui présentera leur candidature au conseil d'administration.
Pour authentifier l'activité du club, celui-ci devra justifier de l'existence éventuelle d'un site Internet réactualisé ou de l'envoi d'un bulletin périodique ou tout au moins de l'envoi de notes ponctuelles à ses adhérents, de l'organisation de présentations, d'expositions ou tout au moins de sa participation à des spéciales de race, de sa prise en compte des problèmes de santé concernant sa ou ses races avec un suivi des maladies génétiques si la race est concernée.
Une période probatoire de douze mois sera fixée par le conseil d'administration. À l'issue de cette période, un bilan de l'activité du club, selon les critères énoncés plus haut, sera effectué et discuté en conseil d'administration pour obtenir l'admission définitive.
Le club enverra chaque année au LOOF au moment du paiement de sa cotisation tout justificatif de son activité (en particulier compte de résultat, rapport d'activité, PV d'AG, nombre d'adhérents) ainsi que le nom des représentants pour l'AG à venir.
L'affiliation du club au LOOF pourra être soumise à réexamen chaque année si le contrôle de l'activité du club montre une insuffisance.
2-2 Admission au collège des associations ne revendiquant pas le statut de club de race (Collège 2)
Les associations félines ne revendiquant pas la qualité de club de race qui postulent pour être membres du deuxième collège déposent à l'appui de cette demande un dossier d'admission qui sera examiné en conseil d'administration.
Ce dossier, permettant de vérifier la réalité de l'existence du club postulant comprendra obligatoirement :
- une lettre de motivation précisant ses objectifs et ses actions ;
- un exemplaire des statuts et, s'il existe, du règlement intérieur ;
- le justificatif de publication au journal officiel ;
- la composition de l'organe directeur ;
- les procès-verbaux ou comptes rendus des délibérations des 2 dernières assemblées générales ;
- le rapport d'activité et le compte de résultat des 2 dernières années écoulées à la date de l'arrêté des comptes ;
- tout justificatif du nombre de membres adhérents à jour de leur cotisation à la date de l'arrêté des comptes. Le montant de la cotisation annuelle devra être précisé à l'appui de la demande. Les membres dispensés de cotisation ne seront pas pris en compte, sauf justification d'une activité réelle importante au sein de l'association.
Pour authentifier l'activité du club, celui-ci devra justifier de l'existence éventuelle d'un site Internet réactualisé et/ou de la diffusion d'un bulletin périodique à ses membres, de l'organisation éventuelle de manifestations félines respectant strictement les règles fixées par le LOOF.
Une période probatoire de douze mois sera fixée par le conseil d'administration. À l'issue de cette période, un bilan de l'activité du club, selon les critères énoncés plus haut, sera effectué et discuté en conseil d'administration pour obtenir l'admission définitive.
Le club enverra chaque année au LOOF au moment du paiement de sa cotisation tout justificatif de son activité (en particulier compte de résultat, rapport d'activité, PV d'AG, nombre d'adhérents.) ainsi que le nom des représentants pour l'AG à venir.
L'affiliation du club au LOOF pourra être soumise à réexamen chaque année si le contrôle de l'activité du club montre une insuffisance.
Les nouveaux clubs devront être parrainés dans les mêmes conditions que celles prévues au paragraphe 2.1 pour les clubs de race.
2-3 Admission au collège des juges félins (Collège 3)
La candidature des juges félins résidant en France qui postulent pour être membre du LOOF, s'effectue par lettre simple à la commission des juges qui proposera leur candidature au vote du conseil d'administration. Le dossier proposé devra contenir une lettre de motivation et un curriculum félin complet.
Une période probatoire de six mois sera fixée par le conseil d'administration dans les conditions prévues à l'article 7 des statuts.
2-4 Admission au collège des éleveurs (Collège 4)
Les éleveurs résidant en France, qui postulent pour être membre du LOOF, doivent envoyer une lettre de motivation et justifier de la possession d'un affixe définitif déposé au livre des affixes de la Fédération et de leur conformité administrative avec les lois et règlements en vigueur.
Une période probatoire de six mois sera fixée par le conseil d'administration dans les conditions prévues à l'article 7 des statuts.
2-5 Admission au collège des syndicats, organismes professionnels et personnes qualifiées (Collège 5)
Les syndicats et organismes professionnels sollicitant leur admission au LOOF devront présenter au conseil d'administration un dossier contenant : demande d'adhésion approuvée par leur conseil d'administration, leurs statuts, ainsi que les rapports d'activité et comptes de résultat des 3 derniers exercices.
Les personnes qualifiées sollicitant leur admission au LOOF devront présenter au conseil d'administration un dossier comportant un CV et justifiant des compétences qu'elles s'engagent à apporter au LOOF.
Le conseil d'administration appréciera l'intérêt pour le LOOF d'accepter cette candidature.
Une période probatoire de douze mois pour les personnes morales et de six mois pour les personnes qualifiées sera fixée par le conseil d'administration dans les conditions prévues à l'article 7 des statuts.
ARTICLE 3 - NON PAIEMENT DE LA COTISATION
En cas de non-paiement de la cotisation au 31 mars de l'année en cours, une simple lettre de rappel pourra être adressée au membre non à jour de sa cotisation. Si celui-ci n'a pas régularisé sa situation avant le 30 avril, il sera radié des listes.
Il pourra toutefois présenter ultérieurement une nouvelle demande d'admission en respectant les conditions d'admission le concernant prévues à l'article 2 du présent règlement.
ARTICLE 4 - RESSOURCES
Les ressources sont celles visées à l'article 9 des statuts.
Le montant des cotisations est proposé par le conseil d'administration et voté par l'assemblée générale. Il pourra être différent selon la qualité des membres : personnes physiques ou morales.
Pour toute adhésion en cours d'année, le montant de la cotisation annuelle est exigible.
Les droits perçus par la Fédération sont fixés par le conseil d'administration.
ARTICLE 5 - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
Elle se tient selon les dispositions des articles 10-1 et 10-2 des statuts.
5-1 Personnes morales
Les personnes morales, à l'issue de leur période probatoire de douze mois, disposent d'un nombre de représentants qui est calculé selon les modalités prévues à l'article 10-1 des statuts. Ces représentants, qui doivent être membres de leur organisation depuis au moins un an, sont désignés par cette dernière qui enverra leurs coordonnées complètes au LOOF au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale du LOOF.
5-2 Personnes physiques
A l'issue de la période probatoire de six mois qui suit leur adhésion, les personnes physiques, peuvent voter dans leurs collèges respectifs (collège 3 pour les juges et collège 4 pour les éleveurs et collège 5 pour les personnes qualifiées). Chacune d'elles dispose d'une voix.
5-3 Convocations
Le président convoque l'assemblée générale au moins un mois avant la date fixée en accord avec le conseil d'administration.
Aux convocations sont annexés l'ordre du jour, le cas échéant l'appel à candidature pour les administrateurs, les comptes de l'exercice précédent, ainsi que tout document nécessaire à l'examen de l'ordre du jour. Un formulaire destiné au vote par procuration – lorsqu'il est possible en raison des modalités de tenue de l'assemblée – sera joint à cette convocation.
Les convocations pourront être adressées par lettre recommandée ou par tout moyen moderne de communication permettant de s'assurer de la réception des documents par leur destinataire.
5-4 Déroulement
Le contrôle des participants aura lieu avant l'ouverture de l'assemblée générale, les membres présents devront présenter une pièce d'identité et émarger la liste des membres établie à l'avance par la Fédération. Ils devront présenter les pouvoirs dont ils seront porteurs et émarger la liste en face du nom de leur mandant.
Les adhérents en période probatoire pourront assister et participer de manière consultative aux assemblées générales, mais sans droit de vote.
Au moins deux scrutateurs devront être désignés ainsi qu'un secrétaire de séance. Les membres de la Fédération sollicitant un mandat électif ne pourront proposer leur candidature au poste de secrétaire de séance ou de scrutateur.
Sur décision du conseil d'administration, la présence d'un huissier de justice pourra être sollicitée .
Pour la désignation des administrateurs lors de l'AGO, les adhérents votent par collège.
5-5 Candidatures au conseil d'administration
Lorsque le candidat est adhérent en tant que personne physique, il devra être à jour de sa cotisation et posséder une ancienneté d'un an en qualité de membre du LOOF.
Lorsque le candidat représente une personne morale, cette dernière devra être à jour de sa cotisation et posséder une ancienneté d'un an en qualité de membre du LOOF.
Dans les deux cas, l'ancienneté part de la date du CA à laquelle l'admission définitive a été prononcée (après période probatoire).
Les candidatures devront parvenir par courrier recommandé à la Fédération au moins quinze jours avant la date du scrutin.
Les candidats ne pourront se présenter qu'au titre du seul collège auquel ils appartiennent.
Il ne sera possible de voter dans chaque collège que pour un nombre de candidats égal au plus au nombre de postes proposés. A défaut, le bulletin de vote sera déclaré nul.
De même, seront déclarés nuls les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe, les bulletins surchargés portant d'autres noms que ceux des candidats, les enveloppes sans bulletin ou contenant plus d'un seul bulletin.
Les bulletins blancs seront comptés comme suffrages exprimés.
Seront proclamés élus les candidats ayant obtenu la majorité absolue des suffrages exprimés en fonction du nombre de postes à pourvoir dans chaque collège. Si tous les postes ne sont pas pourvus dans un ou plusieurs collèges, un second tour sera organisé à l'issue duquel seront déclarés élus les candidats ayant obtenu la majorité des suffrages exprimés en fonction du nombre de postes restant à pourvoir dans le collège auquel ils appartiennent.
En cas d'égalité de suffrages entre plusieurs candidats, sera réputé élu le plus âgé d'entre eux.
ARTICLE 6 - ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
Elle est appelée à statuer dans les circonstances prévues à l'article 10-3 des statuts.
La convocation des membres et le déroulement de cette assemblée sont identiques à ceux prévus à l'article 5 du présent règlement.
ARTICLE 7 - CONSEIL D'ADMINISTRATION
7-1 Composition du conseil d'administration et du bureau
Le conseil d'administration réunit tous les administrateurs élus par l'assemblée générale. Ceux-ci doivent agir dans l'intérêt du LOOF – pris dans son ensemble – quel que soit le collège qui les a élus.
Les postes d'administrateurs devenus vacants en cours de mandat ne sont pas remplacés.
Le conseil d'administration procède à l'élection des membres du bureau. En cas de vacance d'un poste de membre du bureau, il sera procédé à son remplacement par un administrateur pris au sein du conseil d'administration et élu par ce dernier jusqu'à l'issue du mandat du membre défaillant.
7-2 Fonctionnement du conseil d'administration
Le conseil d'administration travaille et est appelé à prendre des décisions sur un ordre du jour établi à l'avance et envoyé à tous les membres du conseil, au moins une semaine avant sa réunion, par le président ou tout membre du bureau qu'il aura chargé de cette tâche.
Pour pouvoir valablement délibérer, 50% des administrateurs doivent être présents. L'absence non justifiée d'un administrateur à 3 séances consécutives entraîne la perte de sa qualité d'administrateur, ce qui lui sera signifié par lettre.
Les délibérations du conseil d'administration sont confidentielles, ce qui soumet ses membres à un devoir de confidentialité.
Les décisions sont transcrites dans un procès-verbal établi par le secrétaire général de la Fédération (ou le secrétaire adjoint) et cosigné par le président et le secrétaire général (respectivement le secrétaire adjoint) après validation des membres du CA concernés.
Les décisions ne sont exécutoires qu'après approbation du compte-rendu de la réunion par le conseil d'administration, sauf décision contraire du conseil d'administration pour des décisions nécessitant une application ou une diffusion rapide.
Entre 2 réunions du conseil d'administration, il pourra être établi un groupe de discussion réservé aux administrateurs, en utilisant Internet. Un vote pourra intervenir à la demande d'un des administrateurs sur le sujet évoqué. Le texte de la consultation devra être envoyé par Internet à tous les membres du conseil d'administration par le Président ou un membre du bureau du LOOF. La question devra être précise et permettre une réponse de type oui – non – abstention. Le délai pour y répondre devra être expressément indiqué. Les votes sont visibles par tous les membres de ce groupe. Le résultat du vote sera communiqué aux administrateurs à l'issue du délai imparti pour exprimer ce vote.
Les administrateurs ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées, à l'exception de circonstances exceptionnelles prévues à l'article 11-3 des statuts, mais ils ont droit au remboursement de leurs frais, dans une mesure raisonnable, sur présentation de pièces justificatives.
Le conseil d'administration peut confier pour un ou plusieurs objets déterminés des mandats spéciaux à des adhérents non administrateurs ou à des tiers.
Le conseil scientifique est l'une des pierres angulaires sur lesquelles repose le travail de la Fédération. Sa composition est définie à l'article 13 des statuts.
Les principales commissions qui apportent leur concours à la Fédération sont :
- la commission de l'éleveur ;
- la commission des standards et programmes d'élevage ;
- la commission de formation et de reconnaissance des juges ;
- la commission des clubs de race ;
- la commission des expositions.
Le conseil d'administration peut créer, si besoin est, de nouvelles commissions, permanentes ou non, nécessaires à la réalisation de l'objet du LOOF. Il peut mettre fin à toute commission devenue sans objet.
Ces commissions reçoivent du président des lettres de mission qui définissent leur objet, leur mission et les moyens dont elles disposent. Ces lettres et ces moyens sont approuvés par le conseil d'administration.
Ces commissions sont composées, sur la base du volontariat, de membres adhérents ou de leurs représentants, acceptés par le conseil d'administration. Chaque commission doit comporter au moins un membre du conseil d'administration.
ARTICLE 9 - DISCIPLINE
Chaque adhérent du LOOF, personne morale ou personne physique, s'engage à respecter les statuts de la Fédération , son règlement intérieur et tous les textes qui leur sont éventuellement annexés ainsi que les décisions de la Fédération et ses différents règlements sous peine de sanction disciplinaire.
9-1 Procédure disciplinaire.
La Fédération est garante des missions qui lui ont été confiées par son ministère de tutelle. A ce titre, il lui appartient de prendre toute mesure de nature à prévenir les manquements aux textes qui la régissent et les risques qui pourraient en résulter.
Elle peut ainsi avoir à exercer un pouvoir disciplinaire sur ses membres.
9-1-1 Modalités
Les doléances doivent être adressées au président du LOOF qui saisira le conseil d'administration, éventuellement après avoir demandé un rapport d'étude préalable de la commission concernée, laquelle peut selon les circonstances envisager une conciliation.
Une doléance ne pourra être prise en compte que si un dossier étayé est envoyé, par courrier recommandé avec accusé de réception, par une personne physique clairement identifiée, n'étant pas elle-même sous le coup d'une sanction par le LOOF.
Les droits de la défense doivent être respectés. Le président avisera la personne physique ou le représentant de la personne morale par lettre recommandée des faits qui lui sont reprochés au moins 15 jours avant la date à laquelle la doléance sera examinée.
La personne mise en cause ou son représentant selon le cas devra faire parvenir ses explications par écrit, qu'elle participe ou non à la réunion au cours de laquelle la doléance doit être examinée. Elle pourra également être entendue le jour de la réunion.
Elle pourra être assistée d'une personne choisie par ses soins parmi les adhérents du LOOF, nommément désignée dans la lettre de défense. Les personnes morales devront être représentées par leur président ou à défaut par un membre de leur bureau.
9-1-2 Décisions du conseil d'administration en matière disciplinaire
Les décisions du conseil d'administration en matière disciplinaire sont prises à la majorité simple des membres qui le constituent.
En cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante.
Une lettre recommandée sera adressée à l'intéressé et mentionnera la décision prise ainsi que sa date d'application.
9-2 Sanctions
Les sanctions sont de deux ordres, soit spécifiques, soit générales, selon la gravité de la faute établie.
9.2.1 Les sanctions spécifiques :
Pour les associations membres : l'avertissement, la non-reconnaissance temporaire des certificats d'aptitude délivrés à l'occasion des concours de conformité aux standards qu'elles organiseraient avec notification sur le site web de la Fédération , la radiation temporaire ou définitive de membre de la Fédération.
Les associations sanctionnées pourront aussi voir mettre à leur charge les frais engagés à l'occasion de cette doléance, si les torts de ladite association sont reconnus.
Pour les personnes physiques : l'avertissement, l'interdiction temporaire ou définitive de participer à des expositions supervisées par la Fédération , la radiation temporaire ou définitive de membre de la Fédération.
En cas de suspicion de fausse déclaration au LOOF, obligation est faite à son auteur de soumettre son élevage à des contrôles génétiques. Les frais sont à la charge de celui qui a tort (l'auteur de la déclaration si celle-ci se révèle fausse, le LOOF dans le cas contraire). Pour les membres de la Fédération , la suspension temporaire ou radiation définitive est encourue.
9.2.2 Les sanctions générales :
En cas de manquement grave aux statuts, et en particulier de violation des dispositions de l'article 7 des statuts, la suspension temporaire ou la radiation est encourue.
Une personne physique radiée ne peut redevenir adhérente d'un quelconque collège ni représenter une personne morale adhérente.
ARTICLE 10 - MESURES TRANSITOIRES
Afin de gérer la période transitoire pendant laquelle il reste au conseil d'administration des administrateurs élus selon la version précédente des statuts et un président élu par l'assemblée générale, il convient de prendre un certain nombre de mesures transitoires. Ces mesures doivent permettre d'assurer la pérennité du fonctionnement de la Fédération ainsi que la mise en place progressive d'un renouvellement du conseil d'administration par tiers tous les ans, malgré l'éventuel changement d'effectif de ce dernier. Ces mesures sont les suivantes :
- les présidents précédemment élus par l'assemblée générale – autrefois membres à vie du conseil d'administration – verront leur mandat d'administrateur prolongé d'une année pour leur permettre de présenter leur candidature au conseil d'administration du LOOF à l'assemblée générale suivante, dans le cadre d'un collège ;
- sans préjuger des éventuels postes supplémentaires à pourvoir si certains administrateurs élus en 2009 étaient amenés à ne plus assurer leur fonction, les ajustements suivants seront faits:
- au titre du collège 1 (clubs de race) : lors de l'assemblée générale 2010, un seul poste ouvert à candidature pour un mandat de 3 ans, et réduction du mandat de l'élu 2009 ayant obtenu le moins de voix à 2 ans. Ainsi les renouvellements futurs pour le collège 1 se feront par cycle triennal de 1/2/1 : 1 en 2011, 2 en 2012, 1 en 2013, etc. ;
- au titre du collège 2 (clubs ne revendiquant pas le statut de club de race) : lors de l'assemblée générale 2010, 3 postes ouverts à candidature pour 2 mandats de 3 ans et un mandat d'un an. Ainsi, les renouvellements futurs pour le collège 2 se feront par cycle triennal de 1/1/2 : 1 en 2011, 1 en 2012, 2 en 2013, etc.
- Au titre du collège 3 (juges) : lors de l'assemblée générale 2010, 2 postes ouverts à candidature pour un mandat de 3 ans et 1 mandat d'un an. Ainsi, les renouvellements futurs pour le collège 3 se feront par cycle triennal de 1/2/1 : 1 en 2011, 2 en 2012, 1 en 2013, etc.
- Au titre du collège 4 (éleveurs) : lors de l'assemblée générale 2010, 6 postes ouverts à candidature pour 3 mandats de 3 ans et 3 mandats d'un an. Ainsi, les renouvellements futurs pour le collège 4 se feront par cycle triennal de 3/2/3 : 3 en 2011, 2 en 2012, 3 en 2013, etc.
- Au titre du collège 5 (syndicats, organismes professionnels et personnes qualifiées) : réduction du mandat des 2 élus 2009 à 2 ans et, lors de l'assemblée générale 2011, 1 poste ouvert à candidature. Ainsi les renouvellements futurs pour le collège 5 se feront par cycle triennal de 1/0/0 : 1 en 2011, 2014, etc.
Grâce à ces mesures, les renouvellements futurs des administrateurs pour l'ensemble des collèges seront donc de sept par an sur un cycle triennal.
- Dans les cas d'existence des mandats de durées différentes au sein d'un collège, cette allocation sera faite par ordre décroissant du nombre de voix (élus du 1 er tour d'abord, puis élus du 2 e tour), l'élu ayant obtenu le meilleur score se voyant allouer le plus long mandat.
- En cas d'égalité du nombre de voix entre des candidats, le choix de la durée des mandats se fera par accord amiable entre eux. A défaut, le plus âgé obtiendra le plus long mandat.
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