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Règlement Intérieur actuel du LOOF

Règlement intérieur adopté lors de l'assemblée générale extraordinaire du 6 février 2010, puis amendé :

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Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de la Fédération et ses modalités de fonctionnement.

ARTICLE 1 - MOYENS D'ACTION

Les moyens énumérés à l'article 4 des statuts peuvent être précisés dans leur teneur par toute charte, nomenclature, norme mise au point ou adaptée par le conseil d'administration en fonction de l'évolution de la législation ou des techniques.

Il en est ainsi notamment de la validation et la gestion des titres délivrés lors des manifestations félines, la définition et le contrôle de leurs modalités d'attribution, la définition et la gestion des standards félins, les modalités d'organisation des manifestations félines se réclamant du LOOF, la définition et la gestion des procédures de formation et d'habilitation des juges félins, la formation et la défense des éleveurs.

ARTICLE 2 - ADHESIONS

Les modalités d'application de l'article 7 des statuts sont les suivantes :

2-1 Admission et maintien de la qualité de membre adhérent au collège des clubs de race (Collège 1)

Les clubs de race qui postulent pour être membres du premier collège déposent à l'appui de cette demande un dossier d'admission qui sera examiné en conseil d'administration. Ce dossier, permettant de vérifier la réalité de l'existence du club postulant comprendra obligatoirement :

Pour les nouvelles associations qui n'ont pas 2 années d'existence et/ou d'activité, elles devront être parrainées par une autre association adhérente qui présentera leur candidature au conseil d'administration. Le dossier de demande d'affiliation du club qui sollicite son adhésion ainsi que la lettre de parrainage seront présentés de façon détaillée et précise et devront notamment faire état des activités félines des dirigeants.

Le club devra s'engager à se conformer au cahier des charges des clubs de race. Il devra notamment justifier de l'existence éventuelle d'un site Internet réactualisé ou de l'envoi d'un bulletin périodique ou tout au moins de l'envoi de notes ponctuelles à ses adhérents, de l'organisation de présentations, d'expositions ou tout au moins de sa participation à des spéciales de race, de sa prise en compte des problèmes de santé concernant sa ou ses races avec un suivi des maladies génétiques si la race est concernée.

Une période probatoire de douze mois est fixée en application de l'article 7 des statuts. À l'issue de cette période, un bilan de l'activité du club, selon les critères ci-dessus, sera effectué et discuté en conseil d'administration en préalable à l'admission définitive.

Le club de race enverra chaque année au LOOF au moment du paiement de sa cotisation les justificatifs établissant la preuve de son activité, en particulier compte de résultat, rapport d'activité, procès-verbal de la dernière assemblée générale tenue entre le 1er janvier de l'année précédente et le 31 mars de l'année en cours, comportant le nombre de ses adhérents éleveurs ou propriétaires de la race à jour de cotisation, ainsi que le nom des représentants mandatés pour l'AG du LOOF à venir. Le nombre de représentants sera validé par le LOOF en conformité avec l'article 10 des statuts.

Les clubs de race affiliés au LOOF ne peuvent prendre en compte comme adhérents vis-à-vis du LOOF en vue de la participation aux AG et travaux du LOOF des personnes non éleveurs ou non propriétaires de la race ou des races pour lesquelles le club de race est affilié au LOOF.

L'affiliation du club au LOOF pourra être soumise à réexamen chaque année si le contrôle de l'activité du club ne respecte pas les modalités ci-dessus.

2-2 Admission et maintien de la qualité de membre adhérent au collège des associations ne revendiquant pas le statut de club de race (Collège 2)

Les associations félines ne revendiquant pas la qualité de club de race qui postulent pour être membres du deuxième collège déposent à l'appui de cette demande un dossier d'admission qui sera examiné en conseil d'administration.

Ce dossier, permettant de vérifier la réalité de l'existence du club postulant comprendra obligatoirement :

Pour authentifier l'activité du club, celui-ci devra justifier de l'existence éventuelle d'un site Internet réactualisé et/ou de la diffusion d'un bulletin périodique à ses membres, de l'organisation éventuelle de manifestations félines respectant strictement les règles fixées par le LOOF.

Une période probatoire de douze mois est fixée en application de l'article 7 des statuts. À l'issue de cette période, un bilan de l'activité du club, selon les critères ci-dessus, sera effectué et discuté en conseil d'administration en préalable à l'admission définitive.

Le club enverra chaque année au LOOF au moment du paiement de sa cotisation les justificatifs établissant le preuve de son activité, en particulier compte de résultat, rapport d'activité, procès-verbal de la dernière assemblée générale tenue entre le 1er janvier de l'année précédente et le 31 mars de l'année en cours comportant le nombre de ses adhérents à jour de cotisation, ainsi que le nom des représentants mandatés pour l'AG du LOOF à venir. Le nombre de représentants sera validé par le LOOF en conformité avec l'article 10 des statuts.

L'affiliation du club au LOOF pourra être soumise à réexamen chaque année si le contrôle de l'activité du club ne respecte pas les modalités ci-dessus.

Les nouveaux clubs devront être parrainés dans les mêmes conditions que celles prévues au paragraphe 2.1 pour les clubs de race.

2-3 Admission au collège des juges félins (Collège 3)

La candidature des juges félins résidant en France qui postulent pour être membre du LOOF, s'effectue par lettre simple à la commission des juges qui proposera leur candidature au vote du conseil d'administration. Le dossier proposé devra contenir une lettre de motivation et un curriculum félin complet.

Une période probatoire de six mois est fixée en application de l'article 7 des statuts.

2-4 Admission au collège des éleveurs (Collège 4)

Les éleveurs résidant en France, qui postulent pour être membre du LOOF, doivent envoyer une lettre de motivation et justifier de la possession d'un affixe définitif déposé au livre des affixes de la Fédération et de leur conformité administrative avec les lois et règlements en vigueur.

Une période probatoire de six mois est fixée en application de l'article 7 des statuts.

2-5 Admission au collège des syndicats, organismes professionnels et personnalités qualifiées (Collège 5)

Les syndicats et organismes professionnels sollicitant leur admission au LOOF devront présenter au conseil d'administration un dossier contenant : leur demande d'adhésion approuvée par leur conseil d'administration, leurs statuts, ainsi que les rapports d'activité et comptes de résultat des 3 derniers exercices.

Les personnalités qualifiées sollicitant leur admission au LOOF devront présenter au conseil d'administration un dossier comportant un CV et justifiant des compétences qu'elles s'engagent à apporter au LOOF.

Le conseil d'administration appréciera l'intérêt pour le LOOF d'accepter cette candidature.

Une période probatoire de douze mois pour les personnes morales et de six mois pour les personnalités qualifiées est fixée en application de l'article 7 des statuts.

ARTICLE 3 - NON PAIEMENT DE LA COTISATION

En cas de non-paiement de la cotisation au 31 mars de l'année en cours, une simple lettre de rappel pourra être adressée au membre non à jour de sa cotisation. Si celui-ci n'a pas régularisé sa situation avant le 30 avril, il sera radié de la liste des membres adhérents.

Il pourra toutefois présenter ultérieurement une nouvelle demande d'admission en respectant les conditions d'admission le concernant prévues à l'article 2 du présent règlement.

ARTICLE 4 - RESSOURCES

Les ressources sont celles visées à l'article 9 des statuts.

ARTICLE 5 - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Elle se tient selon les dispositions des articles 10-1 et 10-2 des statuts.

Sur décision du conseil d'administration, la présence d'un huissier de justice pourra être sollicitée.

5-1 Personnes morales

Les personnes morales, à l'issue de leur période probatoire, disposent d'un nombre de représentants qui est calculé selon les modalités prévues à l'article 10-1 des statuts. Ces représentants, qui doivent être membres de leur organisation depuis au moins un an, sont désignés par cette dernière qui enverra leurs coordonnées complètes au LOOF au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale du LOOF.

5-2 Personnes physiques

A l'issue de la période probatoire qui suit leur adhésion, les personnes physiques, peuvent voter dans leurs collèges respectifs (collège 3 pour les juges, collège 4 pour les éleveurs et collège 5 pour les personnalités qualifiées). Chacune d'elles dispose d'une voix.

5-3 Convocations

Le président convoque l'assemblée générale au moins un mois avant la date fixée en accord avec le conseil d'administration.

Aux convocations sont annexés l'ordre du jour, le cas échéant l'appel à candidature pour les administrateurs, les comptes de l'exercice précédent, ainsi que tout document nécessaire à l'examen de l'ordre du jour. Un formulaire destiné au vote par procuration – lorsqu'il est possible en raison des modalités de tenue de l'assemblée – sera joint à cette convocation.

Les convocations pourront être adressées par lettre recommandée ou par tout moyen moderne de communication permettant de s'assurer de la réception des documents par leur destinataire.

5-4 Déroulement

Le contrôle des participants à l'assemblée générale aura lieu avant l'ouverture de celle-ci. Ils devront présenter une pièce d'identité et émarger la liste des membres établie à l'avance par la Fédération. Ils devront présenter les pouvoirs dont ils sont porteurs et émarger la liste en face du nom de leur mandant.

Les adhérents en période probatoire pourront assister aux assemblées générales, mais sans droit de vote, ni procuration. Ils seront informés selon les modalités prévues à l'article 5-3 ci-dessus.

Les membres de la Fédération sollicitant un mandat électif ne pourront proposer leur candidature au poste de secrétaire de séance ou de scrutateur.

5-5 Candidatures au conseil d'administration

Lorsque le candidat est adhérent en tant que personne physique, il devra être à jour de sa cotisation.

Lorsque le candidat représente une personne morale, cette dernière devra être à jour de sa cotisation et posséder une ancienneté d'un an en qualité de membre du LOOF. Sa candidature ne sera recevable que s'il justifie de l'accord de la personne morale qu'il représente.

Dans les deux cas, le candidat devra posséder une ancienneté d'au moins un an en qualité de membre du LOOF (personne physique) ou de repésentant d'une personne morale. L'ancienneté part de la date du CA à laquelle l'admission définitive a été prononcée (après période probatoire).

Les candidatures devront parvenir par courrier recommandé à la Fédération au moins quinze jours francs avant la date du scrutin, le cachet de la poste faisant foi.

Les candidats ne pourront se présenter qu'au titre du seul collège auquel ils appartiennent, les votes étant exprimés et comptabilisés au sein de chacun des collèges.

5-6 Renouvellement par tiers

Afin d'assurer un renouvellement par tiers des postes d'administrateurs sur un cycle triennal (sept postes au total par an), le nombre de postes à renouveler dans chaque collège se fera selon la répartition suivante (début de cycle en 2011) :

Dans les cas où un poste n'aurait pas été pourvu, il sera ré-ouvert l'année suivante pour la durée restant à couvrir (2 ans ou 1 an). L'allocation des élus dans ce collège sera alors faite par ordre décroissant du nombre de voix (élus du 1er tour d'abord, puis élus au 2e tour), l'élu ayant obtenu le meilleur score se voyant allouer le plus long mandat.

En cas d'égalité du nombre de voix entre des candidats, le choix de la durée des mandats se fera par accord amiable entre eux. A défaut, le plus âgé obtiendra le plus long mandat.

5-7 Election des administrateurs

Il ne sera possible de voter dans chaque collège que pour un nombre de candidats égal au plus au nombre de postes proposés. A défaut, le bulletin de vote sera déclaré nul.

De même, seront déclarés nuls les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe, les bulletins surchargés portant d'autres noms que ceux des candidats, les enveloppes sans bulletin ou contenant des bulletins différents.

Les bulletins blancs seront comptés comme suffrages exprimés.

Seront proclamés élus les candidats ayant obtenu la majorité absolue des suffrages exprimés en fonction du nombre de postes à pourvoir dans chaque collège. Si tous les postes ne sont pas pourvus dans un ou plusieurs collèges, un second tour sera organisé à l'issue duquel seront déclarés élus les candidats ayant obtenu la majorité des suffrages exprimés en fonction du nombre de postes restant à pourvoir dans le collège auquel ils appartiennent.

En cas d'égalité de suffrages entre plusieurs candidats, sera réputé élu le plus âgé d'entre eux.

ARTICLE 6 - ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

Elle est appelée à statuer dans les circonstances prévues à l'article 10-3 des statuts.

La convocation des membres et le déroulement de cette assemblée sont identiques à ceux prévus à l'article 5 du présent règlement.

ARTICLE 7 - CONSEIL D'ADMINISTRATION

7-1 Composition du conseil d'administration et du bureau

Le conseil d'administration est composé de tous les administrateurs élus par l'assemblée générale. Ceux-ci doivent agir dans l'intérêt du LOOF – pris dans son ensemble – quel que soit le collège qui les a élus.

Les postes d'administrateurs devenus vacants en cours de mandat ne sont pas remplacés.

Le conseil d'administration procède à l'élection des membres du bureau. En cas de vacance définitive d'un poste de membre du bureau, il sera procédé à son remplacement par un administrateur pris au sein du conseil d'administration et élu par ce dernier jusqu'à l'issue du mandat du membre défaillant.

7-2 Fonctionnement du conseil d'administration

Le conseil d'administration travaille et est appelé à prendre des décisions sur un ordre du jour établi à l'avance et envoyé à tous les membres du conseil, au moins une semaine avant sa réunion, par le président ou tout membre du bureau qu'il aura chargé de cette tâche.

Pour pouvoir valablement délibérer, 50% des administrateurs doivent être présents. L'absence non justifiée d'un administrateur à 3 séances consécutives ou non au cours d'un même mandat peut entraîner la perte de sa qualité d'administrateur, selon décision du CA qui lui sera signifiée par lettre.

Les délibérations du conseil d'administration sont confidentielles, ce qui soumet ses membres à un devoir de confidentialité.

Les décisions sont transcrites dans un procès-verbal établi par le secrétaire général de la Fédération (à défaut, le secrétaire de séance) et cosigné par le président et le secrétaire général (ou le secrétaire de séance) après validation par les administrateurs présents lors du CA concerné.

Les décisions ne sont exécutoires qu'après approbation du compte-rendu de la réunion par le conseil d'administration, sauf décision contraire du conseil d'administration pour des décisions nécessitant une application ou une diffusion rapide.

Entre 2 réunions du conseil d'administration, il pourra être établi un groupe de discussion réservé aux administrateurs, en utilisant Internet. Un vote pourra intervenir à la demande d'un des administrateurs sur le sujet évoqué. Le texte de la consultation devra être envoyé par Internet à tous les membres du conseil d'administration par le Président ou un membre du bureau du LOOF. La question devra être précise et permettre une réponse de type oui – non – abstention. Le délai pour y répondre devra être expressément indiqué. Les votes seront visibles par tous les membres de ce groupe. Le résultat du vote sera communiqué aux administrateurs à l'issue du délai imparti pour exprimer ce vote.

Les administrateurs ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées, à l'exception de circonstances exceptionnelles prévues à l'article 11-3 des statuts, mais ils ont droit au remboursement de leurs frais, dans une mesure raisonnable, sur présentation de pièces justificatives.

Le conseil d'administration peut confier pour un ou plusieurs objets déterminés des mandats spéciaux à des membres non administrateurs ou à des tiers.

ARTICLE 8 - COMMISSIONS

Le conseil scientifique est l'une des pierres angulaires sur lesquelles repose le travail de la Fédération. Sa composition est définie à l'article 13 des statuts.

Les principales commissions qui apportent leur concours à la Fédération sont :

Le conseil d'administration peut créer, si besoin est, de nouvelles commissions, permanentes ou non, nécessaires à la réalisation de l'objet du LOOF. Il peut mettre fin à toute commission devenue sans objet.

Ces commissions reçoivent du président des lettres de mission qui définissent leur objet, leur mission et les moyens dont elles disposent. Ces lettres et ces moyens sont approuvés par le conseil d'administration.

Ces commissions sont composées, sur la base du volontariat, de membres adhérents ou de leurs représentants, acceptés par le conseil d'administration. Chaque commission doit comporter au moins un membre du conseil d'administration.

Les administrateurs doivent tous être informés de l'ordre du jour et de la date des réunions des commissions.

ARTICLE 9 - DISCIPLINE

Chaque adhérent du LOOF, personne morale ou personne physique, s'engage à respecter les statuts de la Fédération, son règlement intérieur et tous les textes qui leur sont éventuellement annexés ainsi que les décisions de la Fédération et ses différents règlements sous peine de sanction disciplinaire.

9-1 Procédure disciplinaire.

La Fédération est garante des missions qui lui ont été confiées par son ministère de tutelle. A ce titre, il lui appartient de prendre toute mesure de nature à prévenir les manquements aux textes qui la régissent et les risques qui pourraient en résulter.

Elle peut avoir à exercer un pouvoir disciplinaire sur ses membres.

9-1-1 Modalités

Les doléances doivent être adressées au président du LOOF qui saisira le conseil d'administration, éventuellement après avoir demandé un rapport d'étude préalable de la commission concernée, laquelle peut selon les circonstances envisager une conciliation.

Une doléance ne pourra être prise en compte que si un dossier étayé est envoyé, par courrier recommandé avec accusé de réception, par une personne physique clairement identifiée, n'étant pas elle-même sous le coup d'une sanction par le LOOF.

Les droits de la défense doivent être respectés. Le président avisera la personne physique ou le représentant de la personne morale par lettre recommandée des faits qui lui sont reprochés au moins 15 jours avant la date à laquelle la doléance sera examinée par le conseil d'administration.

La personne mise en cause ou son représentant selon le cas devra faire parvenir ses explications par écrit, qu'elle participe ou non à la réunion du conseil d'administration au cours de laquelle la doléance doit être examinée. Elle pourra également être entendue le jour de la réunion si elle en fait la demande par écrit dans la lettre contenant ses explications.

Elle pourra être assistée d'une personne choisie par ses soins parmi les adhérents du LOOF, nommément désignée dans la lettre de défense. Les personnes morales devront être représentées par leur président ou à défaut par un membre de leur bureau.

9-1-2 Décisions du conseil d'administration en matière disciplinaire

Les décisions du conseil d'administration en matière disciplinaire sont prises à la majorité simple des membres qui le constituent.

En cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

Une lettre recommandée sera adressée à l'intéressé et mentionnera la décision prise ainsi que sa date d'application.

9-2 Sanctions

Selon la gravité de la faute établie, les sanctions pourront être :

Pour les associations membres  : l'avertissement, la non-reconnaissance temporaire des certificats d'aptitude délivrés à l'occasion des concours de conformité aux standards qu'elles organiseraient avec notification sur le site web de la Fédération, la radiation temporaire ou définitive en qualité de membre de la Fédération.

Les associations sanctionnées pourront aussi voir mettre à leur charge les frais engagés à l'occasion de cette doléance, si les torts de ladite association sont reconnus.

Pour les personnes physiques  : l'avertissement, l'interdiction temporaire ou définitive de participer à des expositions supervisées par la Fédération, la radiation temporaire ou définitive en qualité de membre de la Fédération.

En cas de suspicion de fausse déclaration au LOOF concernant des données destinées à figurer sur les documents généalogiques, il poura être demandé à son auteur de soumettre son élevage à des contrôles génétiques. Les frais sont à la charge de celui qui a tort (l'auteur de la déclaration si celle-ci se révèle fausse, le LOOF dans le cas contraire). En cas de fausse déclaration avérée concernant une filiation, le LOOF pourra imposer que toute demande de pedigree ultérieure soit accompagnée des tests génétiques prouvant la filiation déclarée, ceci aux frais du déclarant. Pour les membres de la Fédération, la suspension temporaire ou radiation définitive est encourue.

En cas de manquement grave aux statuts, et en particulier de violation des dispositions de l'article 7 des statuts, la suspension temporaire ou la radiation est encourue.

Une personne physique radiée ne peut redevenir adhérente d'un quelconque collège ni représenter une personne morale adhérente.

 

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